Prazo para obrigatoriedade de entrega do e-Social se aproxima

Profissionais da área fiscal e tributária das empresas estão ambientados com um cenário de infinitas entregas de obrigações nos moldes do SPED para o Fisco.  E esta realidade, a partir de 2018, passa a fazer parte da rotina também dos profissionais de RH com o e-Social, ferramenta de entrega de obrigações acessórias da área trabalhista.

A partir de janeiro de 2018 a obrigatoriedade será para companhias com faturamento superior a R$ 78 milhões no ano de 2016. Entretanto, muitas empresas vem buscando se adequar a essa nova estrutura desde 2014,quando o e-Social foi instituído. O maior desafio dos profissionais é a mudança cultural, que transforma o comportamento e a dinâmica de como reportar informações ao Fisco. Por exemplo, o fato de que todos os eventos trabalhistas, incluindo admissão, alterações contratuais, afastamentos, desligamento entre outros aspectos que ocorrem na vida laboral de funcionários, deverão ser registrados de forma orquestrada na base de dados nacional do e-Social.

“Por ser complexa e robusta, essa fase de obrigatoriedade do e-Social gera muita preocupação nos profissionais de Recursos Humanos, principalmente com relação a qualidade dos dados que vão ser entregues ao Fisco. O e-Social chega como uma importante fonte de informações, uma vez que facilitará o processo de auditoria e, consequentemente, acompanhamento de irregularidades por parte das autoridades. Para as empresas que não conseguirem se adequar, o processamento e quitação das obrigações rotineiras para com a administração federal, ficarão praticamente inviáveis. Neste cenário, além das penalidades atuais existentes, o não cumprimento de entrega da obrigação, poderá implicar na possível perda da certidão negativa de débitos, se tornando inadimplente perante o Fisco”, alerta Victória Sanches, Diretora de Produtos da TaxWeb, empresa especializada em soluções para compliance fiscal.

A grande benesse do e-Social a impactar os trabalhadores será a maior garantia com relação ao cumprimento dos direitos trabalhistas, previdenciários, além de total transparência relacionada ao contrato, pagamento, condições de trabalho e em especial nos trâmites de aposentadoria, que simplificará a metodologia burocrática atual. Já para as empresas, as vantagens giram em torno de simplificação de processos, o que resulta em ganho de produtividade como consequência de uma entrega única.

O e-Social chega com a missão complexa de substituir 15 obrigações. Por isso, a fase de preparação é longa e passa por muitas etapas, que vão desde a avaliação de quais pontos são aplicáveis à empresa, revisando processos, sistemas, comportamento das áreas e conteúdo das informações para convergência de dados, tendo como principal ponto de partida a mudança cultural e necessidade de investimento em um software de gestão. Ou seja, a adaptação atinge diversos níveis. Desde o início de agosto o Portal e-Social disponibilizou um ambiente de testes com foco na adaptação das empresas ao sistema e o aperfeiçoamento da plataforma por parte do governo federal. Para o Comitê Gestor do SPED, este é o momento para que as empresas possam aperfeiçoar seus cadastros e validar seus sistemas antes do início da obrigatoriedade oficial do uso do e-Social em 2018.

Todavia, apesar de ser uma medida que visa beneficiar todos os envolvidos, o e-Social é tido como um processo complexo e que exige grande adaptação por parte das empresas. Isso acontece, pois a partir de agora, uma série de dados precisará ser integrada e, dentro deste contexto, ferramentas tecnológicas se tornam indispensáveis.

“O grande objetivo do e-Social é reunir diversas informações de diferentes setores, como RH, Departamento Pessoal, Jurídico, Medicina e Segurança do Trabalho e, tão importante quanto realizar a entrega desta nova obrigação, é a convergência de valores reportados em outras obrigações, tais como: SPED Contábil, ECF e eventual paralelismo na largada com algumas obrigações atuais como DIRF e DCTF. Sendo assim, o desafio não se limita apenas ao viés tecnológico, mas também uma preocupação com conteúdo, qualidade e convergência das informações que serão entregues. Aqui, se faz necessária uma ferramenta que faça uma pré-auditoria digital de todos esses dados, validando e cruzando com outras obrigações antes que elas sejam efetivamente enviadas ao governo”, afirma a executiva.