Empresa reduz e-mail e ganha em produtividade

Desde que a Atos resolveu declarar guerra ao e-mail, em 2011, o tempo que seus 76 mil funcionários ao redor do mundo perdiam para ler, responder e apagar mensagens desnecessárias foi convertido em ganhos de produtividade, informa a Exame. com.

Atos é uma empresa global de serviços de tecnologia da informação (47 países). Depois da implementação do programa “Zero email” a empresa de TI passou a resolver os problemas de clientes 30% mais rápido e conseguiu reduzir em 8% os custos com telefonia e em 15% o número de viagens.

Naquele ano, o presidente global da Atos, Thierry Breton, declarou publicamente que a companhia estaria totalmente livre das mensagens eletrônicas até o fim de 2013.

Passados sete meses da data limite, o uso da ferramenta ainda está longe de ser extinto por lá, mas já diminuiu bastante. Em 2011, cada funcionário enviava, por semana, 100 e-mails. Agora, o número caiu para 17.

“A meta é só um norte. Nunca vamos conseguir trocar zero e-mail com cliente, por exemplo. Talvez um dia, mas não com os recursos que existem hoje,” explica Fernando Simões, Diretor de Consultoria da Atos para a América Latina.

Uma pesquisa interna realizada em 2013 revelou que 40% dos e-mails trocados internamente pela equipe da empresa não agregavam qualquer valor ao negócio e apenas 15% poderiam ser considerados úteis.

A principal aliada da empresa no processo de por fim ao envio de mensagens eletrônicas é uma rede social corporativa chamada blueKiwi. Por meio dela, os empregados podem compartilhar conteúdo, trocar mensagens instantâneas em privado e participar de comunidades.

As comunidades são criadas para debater temas e encontrar soluções para desafios cotidianos da companhia. Uma delas, por exemplo, oferece suporte para SAP. Quando tem algum problema com software desse tipo, o funcionário registra lá o seu pedido de ajuda e o especialista que estiver disponível começa a resolvê-lo diretamente da rede.

Antes, era preciso realizar uma chamada para receber esse tipo de atendimento. Com a novidade, o tempo de resposta caiu de dois dias para 48 minutos.