Telefone e reuniões presenciais perdem espaço em escritórios

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Como se dará a comunicação interna nos escritórios nos próximos anos? Na opinião de profissionais e diretores de tecnologia, cresce o uso de e-mail e de programas de mensagem instantânea, e perdem espaço o telefone e as reuniões presenciais.

Os dados são de um levantamento da empresa de recrutamento especializado Robert Half Technology, realizado nos EUA com 2,5 mil diretores da área de tecnologia e mil funcionários de empresas que atuam diariamente em escritórios.
A maioria dos funcionários (53%) considera que o e-mail será a forma mais comum de comunicação interna nos próximos três anos. Quarenta e cinco por cento deles já o citam como seu principal meio de comunicação no dia a dia, seguido de mensagens instantâneas (28%) e conversas e reuniões presenciais (16%). O telefone é a forma de comunicação menos usada (11%).
Entre os gestores de tecnologia — os profissionais que lideram as áreas responsáveis por gerir e implementar novas ferramentas de comunicação digital — a aposta nos e-mails é maior (73%). Programas de mensagem instantânea, video-conferência e redes sociais corporativas foram outros formatos mencionados como opções para os escritórios nos próximos anos.
Quando questionados sobre a forma de comunicação que consideram mais eficiente, no entanto, mais funcionários preferem reuniões presenciais (37%) do que a troca de e-mails (27%) e as mensagens instantâneas (19%). Já os diretores de tecnologia demonstram uma preferência por e-mails (41%) do que reuniões (22%).
Três quartos dos respondentes (76%) dizem que sentem mais pressão para responder a uma mensagem instantânea imediatamente do que a um e-mail— e 90% esperam o mesmo dos colegas quando os contatam dessa forma. O dado reflete um dos efeitos colaterais da dominação de comunicações digitais no trabalho: a pressão para o funcionário estar sempre conectado para responder mensagens, mesmo fora do expediente. Um estudo de 2014 feito nos EUA apontou que essa exigência pode ser perigosa para a saúde, aumentando o risco de esgotamento físico, ou “burnout”. 
Há danos em depender tanto de e-mails e reuniões para se comunicar internamente também para a empresa, segundo um estudo da Bain & Company publicado neste ano. Os autores mapearam os principais “ladrões” de tempo e energia no trabalho e identificaram que o excesso de reuniões e de e-mails são os principais culpados. De acordo com a pesquisa, 24% do poder produtivo da empresa é perdido com esse tipo de problema, que os autores chamam de “entrave organizacional”.
Tanto e-mails quanto mensagens instantâneas necessitam de atenção da empresa para a definição de regras e recomendações, diz John Reed, diretor executivo da Robert Half Technology. “Mensagens instantâneas ajudam funcionários a colaborar em tempo real e devem ser usada para discussões rápidas e respostas imediatas. Já o planejamento de estratégia e ‘brainstorming’ deveriam ser guardados para reuniões e e-mails, onde é possível aprofundar mais os temas e evitar falhas na comunicação”, diz.

Segundo a pesquisa da Roberth Half, 54% das empresas têm regras claras sobre o uso de mensagens instantâneas, como a recomendação de atualizar o status para “ocupado” para evitar ser interrompido durante tarefas. Não que a estratégia seja garantida — 65% dos respondentes dizem que já receberam mensagens mesmo quando seu status pedia para “não perturbar”, e 30% disseram se sentir irritados com a intrusão.

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