O que fazem as pessoas mais produtivas do mundo – e o que você pode aprender com elas

Você vai ficar com inveja da mala desta pessoa. Quando Mellody Hobson, presidente da empresa de investimentos Ariel Investments, viaja a trabalho, ela leva pijama, uma nécessaire com itens de higiene pessoal, roupa de ginástica e só. Os terninhos e os sapatos que ela usa para as reuniões são enviados via FedEX (e despachados de volta da mesma forma, quando ela vai embora). Frescura?

O ritual da executiva é parte de uma lista de ações que ela coloca em prática para ser o que todo mundo busca ser hoje: mais produtiva. Para driblar a enxurrada de demandas e informações que chegam por todos os lados, Mellody e diversos profissionais em posição de liderança têm continuamente buscado formas de alcançar maior produtividade.

A Fast Company ouviu 13 pessoas que têm conquistado esse objetivo com maestria. Além de Mellody, a publicação ouviu profissionais como Reese Witherspoon, atriz e fundadora da Hello Sunshine (que produz conteúdo sobre o universo feminino); Janelle Monáe, cantora, compositora, atriz, ativista e CEO de uma gravadora que também é produtora de filmes e consultoria de marca; e Beth Ford, CEO da Land O’Lakes, uma cooperativa agrícola baseada em Minnesota, no norte dos Estados Unidos, que fatura US$ 14 bilhões no ano.

Veja algumas das atitudes que essas executivas tomam para ser mais produtivas:

Slack e muitas respirações

Contrariando o que o senso comum assumiria de uma artista, Janelle Monáe usa um software de comunicação e colaboração para organizar suas tarefas e mensagens com a equipe (o Slack). Além disso, ela não gasta muito tempo nas redes sociais. “Eu perco muita produtividade quando estou nas redes sociais (…)”, disse ela à Fast Company. Agora, ela só fica 15 minutos nas redes.

Quando Janelle acorda, a primeira coisa que ela faz é não olhar no telefone. “Faço, pelo menos, 10 respirações profundas”, diz. Ela costuma fazer exercícios físicos por 30 minutos de manhã. “Eu faço o ‘Shaun T’s Pure Cardio: Insanity’ (um treino de autoria de Shaun T, famoso nos EUA). Cura minha ansiedade ou qualquer depressão com a qual eu esteja lidando.

E-mails em ordem e equipe talentosa

Todo dia, quando chega ao trabalho, Beth Ford, a CEO da Land O’Lakes, anota as três ou quatro principais tarefas nas quais ela realmente precisa se concentrar. “Assim, eu sei o que eu tenho que fazer no dia.” Para organizar a caixa de e-mails, ela analisa as mensagens e separa as que consegue responder. Em razão do tempo sempre apertado, ela costuma dizer para os funcionários: “Por favor, não me escrevam um romance. Eu não vou ler.” No lugar disso, ela pede para descreverem no campo do assunto do que se trata realmente o e-mail. “E me diga de imediato se isso requer uma decisão imediata, se você precisa de mim para olhar alguma coisa ou se é algo do tipo ‘quando você tiver um tempo, você pode ver isso? — para que eu possa priorizar (os e-mails) de forma efetiva e ser ágil quando devo ser.”

A melhor ferramenta para produtividade, segundo a executiva, é ter os melhores talentos ao lado. “Você nunca está realmente fazendo (as coisas) sozinho.”

Ela vai para cama entre 22h e 22h30 e, antes disso, ela se distancia dos eletrônicos e pega uma revista ou coisa parecida para ler.

Beth Ford é a primeira mulher assumidamente lésbica a liderar uma empresa presente na lista das 500 maiores companhias do mundo (a Fortune 500).

Filhos e leitura

Reese Witherspoon atua como atriz em filmes, tem uma marca de roupas (Draper James, que ela veste na foto ao lado), é colaboradora da marca de cosméticos Elizabeth Arden e mantém uma empresa que produz conteúdo sobre mulheres, a Hello Sunshine.

Quando ela não está fazendo nenhuma tarefa relacionada às três primeiras funções, ela segue para a Hello Sunshine de carro, mas não no comando do volante. Há um ano, ela parou de dirigir e contratou um motorista. Agora, ela usa o tempo do deslocamento para ler e responder e-mails e mensagens.

Reese acorda antes das 6h da manhã, horário em que seu filho de seis anos de idade gosta de tomar leite. Das 6h às 7h, ela e o marido tomam café. Eles conversam e acompanham as notícias do dia (ele gostar de ouvir, ela gosta de ler). Depois disso, ela faz exercícios físicos por uma hora e vai para o trabalho.

Ela volta para casa por volta das 17h30, 18h para jantar com a família. “Isso é importante para mim”, ela diz. Ela conversa com os filhos mais velhos (uma menina de 19 e um menino de 15 do primeiro casamento dela) e coloca o filho pequeno para dormir às 20h. Depois, ela lê por duas horas ou assiste a uma série. Reese gosta de The Crown, Queer Eye e The Marvelous Mrs. Maisel.