8 Maneiras para tornar as reuniões mais produtivas

As reuniões são necessárias no mundo dos negócios e, muitas vezes, chegam a preencher horas e até dias nas agendas dos profissionais. Seja um meeting com a equipe, fornecedores, gestores e até possíveis clientes, elas sempre passam do horário planejado.

O gerente regional da Randstad Professionals, Sócrates Melo, conta que tornar as reuniões mais enxutas é uma tendência. Há empresas que chegam a cobrar dos funcionários quando as conversas se estendem, fazendo com que esse atraso dê prejuízos financeiros aos envolvidos.Mas, o que fazer para que esses encontros sejam mais produtivos e, consequentemente, durem menos? Sócrates preparou oito dicas para atingir o objetivo:

1)     Antecipar aos participantes o tema central da reunião. Antes de iniciar o encontro, relembre o que será discutido;

2)     Pontualidade: chegar no horário combinado é essencial e educado com todos presentes;

3)     Eleger um líder e centralizar a condução dos temas, alterações e dúvidas;

4)     Ter clareza dos objetivos do encontro e, quando terminar, o que se espera dela. Ex.: Ao final da reunião esperamos definir a contratação de dois novos funcionários etc.;

5)     Não fugir do assunto mesmo que seja sobre trabalho. Ex.: Se o tema é expansão, não vamos falar de ações de marketing.

6)     Não dar abertura para conversas paralelas ou abordar assuntos pessoais;

7)     Comunicar ao líder da reunião se precisar sair mais cedo ou chegar um pouco atrasado. Ao iniciar, avisar a equipe que vai precisar se ausentar um tempo antes do término. Isso faz parte da etiqueta das reuniões e precisa ser respeitada. Ou, se alguém vai chegar atrasado, o líder precisa comunicar aos envolvidos.

8)     Respeite o horário final.

As reuniões se tornam mais produtivas quando seguimos algumas premissas e, de uma hora ou mais, podem durar apenas 30 minutos.