5 conselhos para quem quer aproveitar melhor o seu tempo

Por Renato Mendes, sócio da Organica, professor de marketing digital do Insper e mentor Scale Up da Endeavor Brasil

Não conheço uma pessoa do meu convívio que não reclame de falta de tempo. Seja no trabalho ou na sua vida pessoal, todos sempre querem mais. Precisam de mais. Conheço, no entanto, pouquíssimas pessoas que topariam colocar um pouco mais de disciplina no seu dia a dia para conseguir ter mais… tempo para si!

Parece contraditório e é.

Não, o seu dia não terá 25 horas. E se tivesse, provavelmente, você não faria bom uso dessa hora extra.

Quer ter mais tempo para você?

Se eu pudesse te contar o que aprendi sobre esse assunto de forma bem resumida, te daria cinco dicas que me ajudaram muito. A maior parte delas veio do convívio com empreendedores das startups que mais admiro. Destaque para MaxMilhas, Meliuz, Leiturinha, Dr. Consulta e Rock Content.

Antes das dicas, queria que fizesse um exercício simples: ao longo de uma semana, anote tudo que fez no período de segunda-feira a sexta-feira. Liste cada uma das atividades.

Spoiler: Só o ato de começar a prestar atenção em como você usa seu tempo já trará uma enorme clareza de mau uso do tempo e outras tantas ideias de melhorias a serem implantadas.

Eu fiz esse exercício e o fruto dele foi uma mudança simples na minha rotina que agregou demais à minha vida pessoal. Eu parei de checar minhas redes sociais ao acordar. Sim, eu tinha o péssimo hábito de olhar WhatsApp, Instagram e Linkedin ainda na cama. Isso era ruim por vários motivos. Para ficar em apenas um: meu filho me via fazer isso e queria ver desenho logo cedo. Agora, o primeiro olhar só acontece dentro do Uber, a caminho do trabalho. Parece pouco, mas a mudança foi radical na relação com meus familiares e a própria sensação de uso mais adequado do meu tempo. Aquelas primeiras horas da manhã são da família. Ponto. Mas só percebi isso com o exercício de anotar como fazia o uso das horas.

Dito isso, vamos as cinco dicas:

1. Diga NÃO

Quem controla sua agenda é você.

O ponto chave de toda é essa conversa é um entendimento inicial de que quem controla sua agenda é você e não os outros. Esse entendimento é chave para o sucesso na gestão do seu tempo.

Se você quiser atender a todas as demandas não planejadas que surgem no seu dia a dia, será impossível ter uma rotina produtiva. Foco em você, no que você se planejou para fazer naqueles sete dias. Esse é seu compromisso e o único jeito de se conseguir isso é dizendo não.

Claro, nem sempre é fácil. Demandas urgentes surgem a todo instante. É um cliente com um pedido de última hora, um colega que precisa de mãozinha ou até um familiar implorando por socorro. Confie em mim: sem dizer não de vez em quando, é impossível ter controle do seu tempo. Exceções devem ser tratadas desta forma, não podem ser a regra.

É por isso que o ponto seguinte é você entender quais são suas prioridades para aquela semana. Aprenda a se planejar.

2. Planejar é priorizar

Tenha claro o que você tem que entregar naquela semana

Vejo muita gente fazendo listas das tarefas que precisam realizar. Elas são importantes, mas sem uma priorização, terão pouco valor. Por isso, queria pedir que você experimentasse dois exercícios simples:

a) Priorize suas tarefas com números de 1 a 3, sendo as de número 1 as mais importantes e as de número 3, as menos importantes. Pegue sua lista de tarefas e ponha 1, 2 ou 3 ao lado de cada uma delas. Eu fiz isso por anos com pessoas que se reportavam a mim. Priorizava a lista de tarefas do meu time. Faça isso com a sua lista. Isso vai ajudar muito a focar seu tempo. Faz sentido gastar tempo com uma tarefa 3 se existe uma pendência de prioridade 1?

Claro que não.

Nossa tendência natural é a de começar o dia com tarefas que dão mais prazer e não as que são mais importantes. Eu sempre fiz isso. Começo com a tarefa mais legal. “Mas espera, preciso fazer aquela proposta, por que mesmo estou fazendo outra coisa?” Ter clareza do que é mais importante vai te ajudar a terminar a semana com a sensação de dever cumprido.

b) Eleja os “Top 3 da Semana”, ou seja, as três coisas mais importantes que você precisa fazer naquele período. Com a lista de priorização anterior, vai ficar fácil. Seu foco aumenta de maneira inimaginável. São três coisas, todo resto importa menos. Você tem que entregar essas três cosias antes que a semna acabe.

Eu sei como é, você pisca os olhos e já é quinta-feira. “Meu Deus, trabalhei para burro e não fiz o que era fundamental!”. O Top 3 vai te ajudar a focar no que realmente importa. Eu faço isso e divido com meus sócios na Organica. Eles fazem o mesmo. No início de cada semana, todos os sócios sabem quais as prioridades dos outros e isso é muito útil, dá uma boa sensação de transparência e gera uma lógica de cobrança positiva entre nós. Meu comprometimento não é mais só comigo.

3. Trave alguns períodos

Existem uma série de tarefas que queria inserir na minha agenda como estudar ou receber pessoas que me pedem aconselhamento e isso parecia simplesmente impossível por um simples motivo: elas nunca entravam nas minhas três prioridades da semana.

Por isso, criei uma “fila paralela” de tarefas. Eu bloqueei alguns horários da minha agenda para elas.

Exemplos:

Hora de estudo: Toda 5ª feira, das 17h às 18h, eu tiro para ler. Leio algum livro ou algum dos milhares de textos interessantes que recebi de alguma news ou que algum amigo indicou. Parece pouco tempo mas é um começo! Para mim, é extremamente prazeroso ter esse tempo de leitura. “Ah, mas não dá tempo!”. Estou falando de uma hora por semana. Tem que dar tempo!

Encontros: Todo café da manhã de 6ª feira eu reservo para me encontrar com pessoas que querem uma orientação sobre um novo negócio, bater papo sobre carreira. Vai das 8h30 às 9h30. Além de eu entender que funciona como uma forma de devolver ao universo o tanto que já recebi, sempre é uma fonte bacana de novos negócios. Eu adoro e faço com o maior prazer.

Mas a trava mais importante é de 4ª feira de manhã. Chamo de Manhãs de Trabalho. Tento nunca marcar nenhuma reunião nesse horário porque é a hora que respiro e olho minha semana em perspectiva. Estou no meio da semana e penso: o quanto minhas tarefas prioritárias estão adiantadas ou atrasadas? Confie em mim, isso vai te ajudar muito.

4. Cuidado com as distrações!

Feche redes sociais, só cheque e-mail duz vezez ao dia, mate o WhatsApp Web!

O maior inimigo da gestão do tempo é a distração. É aquela notificação de rede social que pisca na sua frente e se faz impossível de ser notada! Você clica e em 90% das vees é algo que não fará nenhuma diferença no seu dia. Não consegue ficar sem clicar? Então feche. Feche Facebook, Linkedin, Instagram e principalmente WhatsApp Web, o maior vilão de todos. Eu não uso mais esse Darth Vader da gestão do tempo no meu note. É só uma olhadinha e pronto! Perda total de foco. Você volta para o que estava fazendo e precisa de pelo menos uns 3 a 5 minutos para focar de novo. O mesmo vale para e-mail. Sö checo duas vezes ao dia. Sem negociação.

5. Deixe um tempo para o inesperado

Deixe tempo livre para imprevistos, eles irão surgir.

Todas as semanas terão imprevistos. Se você sempre trava todos os dias, fatalmente algumas demandas inesperadas irão atropelar compromissos assumidos e estragar seu planejamento. Por isso, deixe uns 20% do seu tempo livre ou com atividades que possam ser remanejadas.

Ah, Renato, mas o inesperado sempre surge em volume muito maior que isso! Para quem se sente sugado pelo urgente, aquele dia a dia de um eterno apagar de incêndio, pergunto o seguinte:

O que você poderia ter feito para que essa atividade não chegasse a ser urgente?

Bom, espero que essas dicas te ajudem não a ter mais tempo mas sim a fazer melhor uso dele. Uma vez implementadas, o próximo passo é ter disciplina e ser vigilante em relação ao uso do seu tempo, afinal, existe um bem mais valioso que esse?