Cinco dicas para realizar um bom inventário de estoque

Por Fábio Faias, gerente de estratégia comercial na Bluesoft Sistemas

Um estoque desorganizado é caminho para o prejuízo. Por melhor que se faça a gestão do seu varejo, chega uma hora que é preciso fazer um inventário de estoque. Isso, porque, os produtos podem perder a data de validade (quebra operacional); acabar no estoque e ainda possuir demanda, causando ruptura; estar no estoque e não nas prateleiras, também ocasionando a ruptura; constar no sistema ou relação de estoque, mas não estar no estoque físico; estar no estoque, mas constar zerado no sistema ou relação de estoque.

Enfim, um inventário de estoque é um ótimo aliado para a prevenção de perdas e precisa ser realizado de forma segura e eficiente. Para isso, preparei cinco dicas fundamentais para você realizar um bom inventário de estoque no seu negócio.

Defina o tipo de inventário

É importante definir qual tipo de inventário de estoque será empregado. O inventário de estoque pode ser geral (quando todos os itens cadastrados passam por contagem) ou parcial (quando apenas certo departamento, grupo, categoria ou determinados produtos passam por contagem), dependendo da quantidade de produtos que será inventariado, ou ainda rotativo (quando o estoque passa por uma contagem em uma periodicidade ou setor fixos, por exemplo, diária, semanal ou apenas certos produtos) ou cíclico (quando a empresa determina que deve haver um inventário de estoque depois de um certo período, como fim do semestre ou ano), dependendo da periodicidade do inventário.

Defina o tipo de contagem a ser utilizado

Determine se os produtos serão contados na unidade ou em grandezas, como caixas ou dúzias. Avalie o modelo de negócio e a situação do estoque para tomar uma decisão. Uma forma de realizar um inventário mais completo pode ser dividir a equipe em duas funções: uma que arruma os amarrados, caixas ou paletes, e aquela que faz, de fato, a contagem.

Aposte em coletores de dados

Hoje, há diversas tecnologias que ajudam no quesito precisão de um inventário de estoque. Os coletores de dados variam segundo a tecnologia usada para a contagem dos produtos. Os mais populares usam leitura de código de barras, etiquetas RFID, cartões magnéticos, etc. Além disso, há aparelhos próprios para essa atividade, assim como aplicativos para dispositivos móveis, como celulares e tablets, com a função de coleta de dados.

Escolha o período de implementação

Não faça um inventário no calor da emoção ou em um dia atípico e de muito movimento. Escolha um dia sem movimento, como um final de semana, feriado ou até mesmo durante a madrugada para fazer a contagem do estoque. O importante é que não haja vendas e nem entregas de mercadorias nesse período. Uma boa dica é realizar inventários parciais, só com os produtos mais importantes uma vez por mês, e um inventário total do estoque só a cada semestre. Depois de implementado, isso seguirá como uma rotina na sua equipe.

Tecnologia aliada à gestão do seu negócio

Um sistema de gestão empresarial tem muito a ajudar na operação de um negócio, inclusive durante um inventário de estoque. Isso porque essa ferramenta ajuda no controle de estoque, gestão de compras, acompanhamento de vendas e muito mais. O Bluesoft ERP, por exemplo, além dessas funcionalidades, ainda atua, de fato, no inventário de estoque. A ferramenta auxilia na contagem, realiza análises de perdas e ganhos e ainda permite corrigir o estoque entre inventários.

Por mais trabalhoso que seja, o inventário de estoque é uma atividade que deve estar na rotina de toda empresa varejista, e as novas tecnologias, como o sistema de ERP e coletores de dados se mostram aliados nesse processo.