As reuniões são necessárias no mundo dos negócios e, muitas vezes, chegam a preencher horas e até dias nas agendas dos profissionais. Seja um meeting com a equipe, fornecedores, gestores e até possíveis clientes, elas sempre passam do horário planejado.
O gerente regional da Randstad Professionals, Sócrates Melo, conta que tornar as reuniões mais enxutas é uma tendência. Há empresas que chegam a cobrar dos funcionários quando as conversas se estendem, fazendo com que esse atraso dê prejuízos financeiros aos envolvidos.Mas, o que fazer para que esses encontros sejam mais produtivos e, consequentemente, durem menos? Sócrates preparou oito dicas para atingir o objetivo:
1) Antecipar aos participantes o tema central da reunião. Antes de iniciar o encontro, relembre o que será discutido;
2) Pontualidade: chegar no horário combinado é essencial e educado com todos presentes;
3) Eleger um líder e centralizar a condução dos temas, alterações e dúvidas;
4) Ter clareza dos objetivos do encontro e, quando terminar, o que se espera dela. Ex.: Ao final da reunião esperamos definir a contratação de dois novos funcionários etc.;
5) Não fugir do assunto mesmo que seja sobre trabalho. Ex.: Se o tema é expansão, não vamos falar de ações de marketing.
6) Não dar abertura para conversas paralelas ou abordar assuntos pessoais;
7) Comunicar ao líder da reunião se precisar sair mais cedo ou chegar um pouco atrasado. Ao iniciar, avisar a equipe que vai precisar se ausentar um tempo antes do término. Isso faz parte da etiqueta das reuniões e precisa ser respeitada. Ou, se alguém vai chegar atrasado, o líder precisa comunicar aos envolvidos.
8) Respeite o horário final.
As reuniões se tornam mais produtivas quando seguimos algumas premissas e, de uma hora ou mais, podem durar apenas 30 minutos.