Por Brena Bäumle, sócia-diretora na Bäumle Organização de Feiras
Após cancelamentos de eventos no mundo inteiro por causa da pandemia, diversas promotoras internacionais de renome lançaram (mesmo tendo prejuízo) suas versões digitais, numa estratégia de manter expositores e o público no radar. Muitas promotoras já vinham em 2019 timidamente lançando plataformas digitais paralelas ao evento físico, outras tiveram que começar do zero e criar eventos online às pressas, fazendo grandes investimentos em novas tecnologias. A verdade é que depois de 8 meses de vácuo de eventos presenciais de grande porte, podemos dizer com certeza que as feiras, tais como vinham acontecendo, fazem muita falta para exportadores, compradores, visitantes e para todos os profissionais do mercado que precisam se atualizar e trocar ideias.
E nesse meio tempo, profissionais do mercado se questionam se o virtual pode realmente substituir o físico e olham com dúvidas para os eventos digitais. Em certa medida, é difícil substituir a interação pessoal, a análise física de amostras e o networking dos eventos físicos. E uma vez que esse grande fenômeno das feiras virtuais é novo, a pergunta do ano é – vale a pena participar dos eventos digitais que estão sendo comercializados como uma alternativa até o início da vacinação? Além de outras tantas dúvidas – Quanto esses eventos vão me ajudar a melhorar as vendas? Como saber se o preço cobrado vale a pena? Quais outros custos estão envolvidos? Qual será a audiência?
Enquanto as autoridades ainda mantem restrições a realização de eventos e feiras presenciais, promotores do mundo todo seguem o movimento de cancelamento ou migração de formato para as plataformas digitais. E isso vem mudando a dinâmica, sobretudo para as feiras de equipamentos e máquinas. Organizadores estão usando vídeos e outras tecnologias online para mostrar os produtos, mas será que conseguem passar a segurança ao compradores técnicos, responsáveis pela produção?
Estas mudanças surgem no momento em que muitos eventos técnicos de negócios foram adiados ou cancelados em termos mundiais. A suspensão da Feira de Cantão, em Guangzhou, na China, que deveria acontecer em abril e maio, a Feira de Hannover, Alemanha que deveria ter acontecido em abril, o SIAL Paris que estava marcado para outubro, deixou muitas marcas e varejistas, nervosos sobre como irão encher as prateleiras das suas lojas no próximo ano. Outras feiras europeias ou asiáticas, que deveriam acontecer em agosto e setembro, foram adiadas sem data definida, deixando milhares sem compradores. A BSG estima que a Ásia (região mais afetada pelos cancelamentos dos grandes eventos) registrará uma queda sem precedentes de 75% no espaço líquido vendido em 2020 (em comparação com 2019) como resultado da pandemia. Isso significa que o espaço líquido vendido teve queda dos 24,5 milhões de m2 (2019) para apenas 6,8 milhões de m2 em 2020.
Então, não é de se admirar que profissionais do mundo todo procurem uma solução urgente para os seus problemas de produção, importação e exportação nos eventos digitais. A AUMA – Association of the German Trade Fair Industry, em uma tentativa de ajudar a organizar o setor, mantem em seu site um cronograma atualizado das novas datas das feiras que acontecerão na Alemanha nos próximos 12 meses, bem como se migraram para o formato digital: https://www.auma.de/en/exhibit/find-your-exhibitions/coronavirus-changes-in-dates-of-trade-fairs
E quais são então os principais benefícios dos eventos digitais?
- Redução de custos – Os espaços virtuais representam um investimento menor em comparação aos custos de uma feira presencial, tanto para os organizadores quanto para os participantes.
- Aumento do alcance e da visibilidade – Permitem conectar milhares de pessoas ao mesmo tempo, desde diferentes partes do mundo, ultrapassando as limitações geográficas.
- Possibilitam uma maior cobertura e um fácil acesso – Interessados podem participar, independentemente de onde estejam e através de diferentes dispositivos, como smartphones, tablets e notebooks.
- Sustentabilidade – Há uma redução nos impactos de deslocamento e geração de resíduos.
- Avaliação facilitada – Outro dos grandes benefícios é que as métricas de fluxo de visitantes podem ser obtidas facilmente, com dados das atividades de cada participante para posterior análise.
- Modelagem criativa de espaço – Entre suas múltiplas funcionalidades, a plataforma permite muito mais criatividade para projetar o tipo de estande que cause mais impacte e seja surpreendente.
Só posso dizer que ainda estamos nos começo da tecnologia de eventos não presenciais e somente com a realização dos mesmos é que a indústria irá se especializando e melhorando as deficiências. Com o passar dos meses, estaremos vislumbrando caminhos para aonde os eventos digitais precisam evoluir para se tornar um elemento permanente neste futuro híbrido para a indústria de eventos de negócios. Assim, como os “Early Adopters” que são o grupo de pessoas que querem adquirir um produto ou serviço novo, mesmo que tenha alguns bugs, que se engajam com a marca, auxiliando a empresa com valiosos feedbacks para o desenvolvimento futuro, expositores e visitantes irão testar e trazer importantes críticas e exigências para que essas melhorias sejam feitas. Certamente, todas as promotoras e associações estarão sem falta em 2021, conduzindo pesquisas para entender melhor o sentimento de visitantes e expositores, incluindo suas opiniões sobre diferentes aspectos e formatos dos evento digitais. Também muitas empresas irão analisar se conseguem fazer uma melhor promoção comercial virtualmente usando a tecnologia existente e desenvolvendo novas abordagens. Esse ano será uma escola.
Em um estudo publicado pela Explori em parceria com a UFI – the Global Association of the Exhibition Industry, com o apoio da SISO – the Society for Independent Show Organizers, os resultados, compreendendo mais de 9.000 participantes de 30 países, mostraram que, embora visitantes e expositores prefiram eventos ao vivo, elementos de eventos digitais testados, vieram para ficar. Networking é visto como um ponto particularmente forte dos eventos ao vivo, com 77% dos expositores e 83% dos visitantes afirmando que os eventos presenciais eram muito melhores do que os online nesse aspecto. No entanto, visitantes já reconhecem que os eventos online oferecem um custo reduzido de participação e estão começando a competir com os eventos presenciais na qualidade do conteúdo que podem oferecer. 52% de os visitantes sentiram que os eventos online eram tão bons, senão melhores do que os eventos ao vivo na sua oferta de conteúdo técnico e palestras.
Concluindo, à medida que a crise passe, sem dúvida iremos ver muitos eventos físicos (ou híbridos) voltando a ocupar seus espaços de principais plataformas mundiais. Em um negócio como as feiras comerciais e de negócios, conferências ou eventos corporativos, que nada mais são do que a reunião de pessoas com objetivos comuns, nada substitui a oportunidade de conexão humana. O aperto de mão, a reunião pessoal e a confiança que se cria é extremamente difícil replicar online. Agora, isso significa que a tecnologia não está afetando fortemente os eventos presenciais? Exatamente o contrário. Empresas estão aprendendo como melhorar e aumentar a experiência do evento presencial através da tecnologia. Afinal, a tecnologia está afetando cada tipo de evento presencial e continuará a ter um enorme impacto em toda a indústria e feiras internacionais. Com base no relatório de eventos Tracxn, mais de US$ 1,4 bilhões foram investidos em mais de 1.600 start-ups de tecnologia para eventos desde 2011. Muitas dessas empresas estão reinventando e interrompendo diferentes aspectos da experiência de eventos presenciais e são apoiadas por vários profissionais extremamente qualificados em todo o planeta. Seria ingênuo pensar que essas empresas não afetarão a indústria de feiras nos próximos anos, de forma bastante intensa.
Reconquistar a confiança continuará sendo uma questão fundamental – assegurando aos participantes que os eventos de negócios podem ser operados em um ambiente controlado, mas também a abertura das fronteiras e a obrigatoriedade de uma quarentena quando se chega no local.
Enquanto isso, a retomada dos eventos se dá de forma hibrida ou virtual, cheia de experimentos, erros e acertos, assim como quando aderimos a uma nova tecnologia.