As organizações utilizam com muita frequência o recurso das reuniões para facilitar a comunicação entre seus colaboradores, mas isso pode ser um fardo tanto para os gestores, que precisam estar à frente delas, como para os grupos que delas participam. Diante disso, a habilidade de conduzir reuniões mais produtivas e eficientes torna-se um diferencial importante, que chega mesmo a favorecer a gestão do tempo dos gestores e de suas equipes.
O Segredo das Reuniões Produtivas, publicado no Brasil pelaEditora Saraiva, é um guia no qual Charlie Hawkins aponta estratégias inteligentes e dicas de fácil implantação para ajudar líderes, gestores e facilitadores a aumentar a produtividade das reuniões e a atingir os resultados desejados.
Na obra, o autor usa sua experiência como executivo de marketing, empresário e consultor para apresentar estudos de casos com base em reuniões realizadas em organizações sem fins lucrativos, grandes empresas e microempresas. Além disso, Hawkins ensinará a:
· Acabar com reuniões desnecessárias e inúteis;
· Evitar sair da pauta;
· Reinventar as reuniões para minimizar o tempo gasto e maximizar a produtividade;
· Utilizar a tecnologia ao seu favor;
· Certificar-se de que as ações de acompanhamento sejam de fato realizadas.
Se essas situações lhe são familiares e causam-lhe arrepios, saiba que essa é uma sensação comum, pois as reuniões deveriam levar a resultados, mas, em vez disso, levam a maioria das pessoas à loucura, além de desperdiçar tempo. Empresas, associações, grupos profissionais, governos, instituições acadêmicas, hospitais, igrejas, organizações de voluntários e clubes de todos os tamanhos centralizam muitas de suas atividades em torno das reuniões.
As reuniões podem ser curtas com o pessoal interno e podem até ser realizadas por meio de conferências por telefone; reuniões de diretoria podem ser conduzidas com sessões de brainstorming e webinars envolvendo dezenas de pessoas. Contudo, quando as reuniões são eficazes, o potencial dos resultados é ilimitado: os participantes sentem-se motivados, colaboram, encontram soluções e tomam decisões voluntariamente.
O Segredo das Reuniões Produtivas não traz um modelo para a realização de reuniões nem sugere que há apenas um “jeito certo” de realizá-las. Existem diversas maneiras de montar uma reunião, porém as estratégias e as técnicas desse livro indicarão a direção correta e mostrarão como até as pequenas mudanças podem fazer muita diferença em qualquer reunião. À medida que testar algumas ideias, o leitor desenvolverá gradualmente algumas opções saudáveis para as reuniões em sua organização. Quem sabe até mesmo fique ansioso para a próxima reunião!