A colaboração tem sido cada vez mais aplicada no mercado corporativo, a fim de melhorar os resultados do trabalho em equipe. Por isso, as empresas buscam a interação entre seus funcionários por meio de tecnologias de colaboração. Uma das opções que assume o status de ferramenta integrada de soluções colaborativas é a plataforma SharePoint. Por meio dela é possível armazenar, organizar, compartilhar e acessar informações de qualquer dispositivo, basta possuir um navegador da Web.
Para Márcio Goularte, consultor em soluções Sharepoint da Oplen, empresa especializada em desenvolvimento de softwares corporativos e integração de soluções em TI, atualmente as companhias de qualquer segmento e porte podem aplicar a solução e estabelecer ações colaborativas em seu ambiente.“O SharePoint ajuda a simplificar tarefas comuns para manter a sincronia de equipes, áreas ou da empresa inteira.”
A seguir, Goularte lista sete recursos do Sharepoint que maximizam a interação entre as equipes no ambiente empresarial e estabelecem ações colaborativas:
1 – Biblioteca de Documentos
Cria, armazena e compartilha documentos das equipes de maneira centralizada. A permissão de acesso às pessoas podem ser customizadas, de acordo com suas funções administrativas. A edição dos arquivos pode ser feita de forma simultânea.
2- Formulários automatizados
O SharePoint permite a criação de formulários online, que podem ser configurados segundo as necessidades da empresa, seja para uma pesquisa, solicitações ou inscrições. E as respostas podem ser enviadas automaticamente para as pessoas determinadas.
3 – Banco de imagens
Para as empresas que trabalham com imagem, a ferramenta armazena arquivos de forma organizada. O usuário pode atribuir marcações às imagens e fazer pesquisa utilizando filtros para agilizar a busca.
4 – Calendários compartilhados
Centraliza os calendários de eventos e reuniões, facilitando a comunicação da empresa. Com calendários compartilhados, os usuários autorizados podem ver, incluir ou editar compromissos.
5 – Histórico de versões
Essa funcionalidade é um grande diferencial do SharePoint. Com ele, o usuário evita a perda de tempo ao salvar vários arquivos a cada versão do mesmo documento. A equipe pode trabalhar no mesmo arquivo sempre atualizado, e se for preciso voltar no tempo, pode restaurar quaisquer versões anteriores.
6 – Compartilhamento do site
Compartilha pastas e documentos com pessoas definidas de acordo com suas funções, permitindo acesso para visualização ou edição.
7 – Gerencia tarefas de equipe
Com o gerenciamento de tarefas a equipe se tona mais produtiva, realizando o gerenciamento de tarefas individuais e conjuntas. O SharePoint ainda permite a criação de página de tarefas para visualizar tudo que está pendente, o que já foi concluído, delegar novas tarefas e gerir prioridades.