Pesquisas apontam que bilhões de dólares são perdidos em reuniões inúteis. Por outro lado, é certo que um encontro bem organizado e objetivo pode ser muito mais produtivo do que uma troca infinita de e-mails.
Esse é o estilo de Satya Nadella, CEO da Microsoft, executivo responsável por reinventar uma envelhecida empresa de tecnologia. Em entrevista ao Wall Street Journal, o presidente contou sobre a sua técnica para ter reuniões melhores. Na visão de Nadella, três regras fazem toda a diferença na hora de reunir a equipe:
1. Ouça mais
Quando você ouve, aprende. Para Nadella, dar luz a diferentes pontos de vista sobre assuntos delicados é providencial para a melhor tomada de decisão. Além disso, o CEO acredita que opiniões positivas sobre uma ideia ou projeto são importantes para ganhar confiança no trabalho realizado.
2. Fale menos
Falar menos é diferente de não falar. Para falar menos, faça perguntas, seja conciso (cuidado com as digressões), recuse-se a fazer microgestão e deixe problemas menores para outras pessoas resolverem. Comece a reunião no horário e peça a opinião dos funcionários — aumentando o nível de atenção da equipe. Mas, se mesmo assim, você sentir que está falando mais do que o necessário, faça essas três perguntas a si mesmo: “Isso realmente precisa ser dito?”, “Isso realmente precisa ser dito por mim?”, “Isso realmente precisa ser dito por mim, agora?”. Se a resposta for não, não prolongue a reunião.
3. Seja decisivo
As duas primeiras dicas são importantes, mas dificilmente novos processos terão início se o CEO não mandar. Por isso, é importante aproveitar as reuniões para tomar decisões, definir tarefas e designar os profissionais certos para cada tarefa.